1. Γενικά
Οι διαδικασίες επιλογής που εφαρμόζει η Ελληνική ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗ Εταιρεία διέπονται από τις ακόλουθες αρχές:
- Διαφάνεια: Η Ελληνική ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗ Εταιρεία επιτρέπει στους ενδιαφερόμενους να λάβουν γνώση των διαδικασιών που οδηγούν στην επιλογή αντισυμβαλλομένου μέσα από τη σαφή καταγραφή των απαιτήσεων στη σχετική πρόσκληση.
- Ίση και μη διακριτική μεταχείριση: Η Ελληνική ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗ Εταιρεία αντιμετωπίζει τους προσφέροντες ισότιμα, με στόχο συγκρίσιμες καταστάσεις να μην αντιμετωπίζονται με διαφορετικό τρόπο και διαφορετικές καταστάσεις να μην αντιμετωπίζονται με όμοιο τρόπο.
- Αναλογικότητα: Οι διαδικασίες που ακολουθούνται για την επιλογή του αντισυμβαλλομένου θα πρέπει να είναι ανάλογες με την αξία της σύμβασης.
- Αποτελεσματικότητα και αποδοτικότητα: Κατά την εφαρμογή των διαδικασιών επιλογής, η Ελληνική ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗ Εταιρεία ακολουθεί τις αρχές της αποτελεσματικότητας και αποδοτικότητας, που κατατείνουν στην εφαρμογή διαδικασιών που διασφαλίζουν την καλύτερη δυνατή χρήση πόρων και στο συντομότερο, κατά το δυνατό, χρόνο.
- Προστασία περιβάλλοντος: Η Ελληνική ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗ Εταιρεία επιδιώκει να συνάπτει συμβάσεις με μικρότερες περιβαλλοντικές επιπτώσεις καθ’ όλη τη διάρκειά τους.
Το αποφασιστικό όργανο για τις διαδικασίες επιλογής του παρόντος κεφαλαίου είναι το Διοικητικό Συμβούλιο της Ελληνικής ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗΣ Εταιρείας.
Καθ’ όλη τη διάρκεια της διαδικασίας επιλογής, τις διαδικασίες επιβλέπει ο νομικός σύμβουλος της Ελληνικής ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗΣ Εταιρείας.
Η Ελληνική ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗ Εταιρεία λαμβάνει κατάλληλα μέτρα για την αποτελεσματική πρόληψη, τον εντοπισμό και την επίλυση συγκρούσεων συμφερόντων που είναι δυνατόν να προκύψουν κατά τη διεξαγωγή των διαδικασιών επιλογής. Κατά την υλοποίηση προγραμμάτων που χρηματοδοτούνται από πόρους της ΕΕ, ακολουθούνται οι Κατευθυντήριες γραμμές της Ευρωπαϊκής Επιτροπής για την αποφυγή και τη διαχείριση συγκρούσεων συμφερόντων στο πλαίσιο του Δημοσιονομικού Κανονισμού (ΕΕ C 121 της 9.4.2021, σ. 1 έως 43).
Η διεξαγωγή οποιασδήποτε διαδικασίας επιλογής δεν υποχρεώνει την Ελληνική ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗ Εταιρεία να την ολοκληρώσει ή να συνάψει σύμβαση. Η Ελληνική ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗ Εταιρεία δικαιούται να παρατείνει τη διαδικασία επιλογής ή να τη ματαιώσει ή να την επαναλάβει με τους ίδιους ή διαφορετικούς όρους σε οποιαδήποτε χρονική στιγμή κατά την απόλυτη κρίση της.
Η Ελληνική ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗ Εταιρεία διατηρεί πλήρες γραπτό αρχείο για κάθε διαδικασία επιλογής που εφαρμόζει (τεκμηρίωση διαδικασίας επιλογής, στοιχεία δημοσιεύσεων, αιτήματα διευκρινίσεων από ενδιαφερόμενους και παρασχεθείσες απαντήσεις, αναφορά για τον αριθμό επισκεπτών της ιστοσελίδας όπου έχει αναρτηθεί η πρόσκληση, τεκμηρίωση ότι υπήρξε επαρκής δημοσιότητα προκειμένου να διασφαλιστεί η ευρύτερη δυνατή συμμετοχή).
2. Διαδικασίες επιλογής αντισυμβαλλομένων
Πρόσκληση είναι το έγγραφο της Ελληνικής ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗΣ Εταιρείας, όπως δημοσιεύεται ή αποστέλλεται στους ενδιαφερόμενους ανάλογα με το είδος της διαδικασίας επιλογής, με το οποίο καλούνται οι ενδιαφερόμενοι να συμμετάσχουν σε μία από τις διαδικασίες επιλογής της Ελληνικής ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗΣ Εταιρείας. Η πρόσκληση προσδιορίζει το αντικείμενο της σύμβασης, το είδος της διαδικασίας επιλογής και περιλαμβάνει τα λοιπά συμβατικά έγγραφα, τα οποία αποτελούν αναπόσπαστο μέρος της.
Η πρόσκληση συντάσσεται στα ελληνικά ή τα αγγλικά, κατά την κρίση της Ελληνικής ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗΣ Εταιρείας. Σε περίπτωση δίγλωσσης πρόσκλησης, προσδιορίζεται η επικρατούσα γλωσσική εκδοχή.
Διαδικασία επιλογής με ανοικτή πρόσκληση (ανοικτή διαδικασία)
Στο πλαίσιο της διαδικασίας αυτής, κάθε ενδιαφερόμενος δικαιούται να υποβάλει προσφορά, ανταποκρινόμενος σε πρόσκληση που έχει αναρτηθεί στον ιστότοπο της Ελληνικής ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗΣ Εταιρείας. Ο αντισυμβαλλόμενος επιλέγεται μεταξύ όσων υπέβαλαν προσφορά, με αξιολόγηση των προσφορών, σύμφωνα με τα κριτήρια που καθορίζονται στην πρόσκληση.
Διαδικασία επιλογής με κλειστή πρόσκληση (κλειστή διαδικασία)
Στο πλαίσιο της διαδικασία αυτής, δικαιούνται να υποβάλουν προσφορά μόνο όσοι κλήθηκαν από την Ελληνική ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗ Εταιρεία με την πρόσκληση συμμετοχής που τους απεστάλη. Ο αντισυμβαλλόμενος επιλέγεται μεταξύ όσων κλήθηκαν να υποβάλουν προσφορά, με αξιολόγηση των προσφορών, σύμφωνα με τα κριτήρια της πρόσκλησης.
Προσφυγή στη διαδικασία αυτή γίνεται στις ακόλουθες περιπτώσεις (ενδεικτικά):
- Όταν η περιγραφή του αντικειμένου της σύμβασης, όπως αναφέρεται στην πρόσκληση περιλαμβάνει εμπιστευτικές πληροφορίες που δεν πρέπει να δημοσιοποιηθούν.
- Όταν υφίσταται περιορισμένος αριθμός εν δυνάμει ενδιαφερομένων.
Η πρόσκληση απευθύνεται σε τουλάχιστον τρεις (3) ενδιαφερόμενους, εφόσον από τη φύση της προμήθειας, υπάρχει επαρκής αριθμός ενδιαφερομένων.
3. Στάδια διαδικασιών επιλογής αντισυμβαλλομένων
Η διαδικασία επιλογής αποτελείται από τα ακόλουθα στάδια:
α) Δημοσιοποίηση
Ανάρτηση της πρόσκλησης στον ιστότοπο της Ελληνικής ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗΣ Εταιρείας ή αποστολή της πρόσκλησης στους ενδιαφερομένους.
Σε περίπτωση ανοικτής διαδικασίας, πραγματοποιείται ανάρτηση της πρόσκλησης στον ιστότοπο της Ελληνικής ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗΣ Εταιρείας. Με την πρόσκληση καλούνται οι ενδιαφερόμενοι να υποβάλουν την προσφορά τους. Η πρόσκληση περιέχει τις απαιτήσεις του προς ανάθεση αντικειμένου και τους ειδικούς όρους ανάθεσης.
Σε περίπτωση κλειστής διαδικασίας, η πρόσκληση δεν αναρτάται στον ιστότοπο της Ελληνικής ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗΣ Εταιρείας, αλλά αποστέλλεται σε συγκεκριμένους υποψηφίους.
Η πρόσκληση προσδιορίζει τα κριτήρια αποκλεισμού και ποιοτικής επιλογής και τον τρόπο απόδειξής τους, καθώς και το κριτήριο ανάθεσης. Η πρόσκληση συνοδεύεται από τις τεχνικές απαιτήσεις του διαγωνισμού, τις οποίες πρέπει να ικανοποιούν υποχρεωτικά οι υποψήφιοι.
β) Υποβολή προσφορών
Η υποβολή των προσφορών γίνεται σύμφωνα με τους όρους της πρόσκλησης. Οι προσφορές υποβάλλονται είτε ηλεκτρονικά, στην ηλεκτρονική διεύθυνση που υποδεικνύεται στην πρόσκληση, είτε με ταχυδρομική αποστολή.
Η υποβολή των προσφορών γίνεται υποχρεωτικά εντός της προθεσμίας που καθορίζεται στην πρόσκληση. Η Ελληνική ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗ Εταιρεία έχει δυνατότητα να παρατείνει την προθεσμία υποβολής προσφορών, κατά περίπτωση, είτε αναρτώντας σχετική ανακοίνωση στην ιστοσελίδα της (σε περίπτωση ανοικτής διαδικασίας) είτε αποστέλλοντας τη σχετική ειδοποίηση στους προσφέροντες (σε περίπτωση κλειστής διαδικασίας).
γ) Αξιολόγηση δικαιολογητικών (λόγοι αποκλεισμού, κριτήρια ποιοτικής επιλογής), αξιολόγηση τεχνικής προσφοράς, αξιολόγηση οικονομικής προσφοράς
Η Επιτροπή Διαγωνισμού αποσφραγίζει τους φακέλους των προσφορών που υποβλήθηκαν, εξετάζει και ελέγχει τα σχετικά έγγραφα, κατατάσσει τις προσφορές σε αποδεκτές και μη και συντάσσει σχετικό πρακτικό, στο οποίο αποτυπώνει το αποτέλεσμα της αξιολόγησης λαμβάνοντας υπόψη το κριτήριο ανάθεσης.
Ανάλογα με τις προβλέψεις της πρόσκλησης, οι ενδιαφερόμενοι, των οποίων οι προσφορές κρίθηκαν μη αποδεκτές, έχουν δικαίωμα υποβολής αντιρρήσεων, κατά τα οριζόμενα κατωτέρω.
δ) Ανάθεση σύμβασης
Όταν ολοκληρωθούν οι ανωτέρω διαδικασίες και ο προτιμώμενος προσφέρων προσκομίσει τα σχετικά έγγραφα, υπογράφεται σύμβαση.
Η Ελληνική ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗ Εταιρεία έχει δυνατότητα ανά πάσα στιγμή και άνευ αιτιολογίας να ματαιώσει μια διαδικασία ανάθεσης, χωρίς οι ενδιαφερόμενοι να έχουν δικαίωμα να προβάλλουν οποιαδήποτε αξίωση κατά της απόφασης αυτής.
4. Επιλογή προσφερόντων – Λόγοι αποκλεισμού
Κατά τη διαδικασία επιλογής αντισυμβαλλομένου, εφαρμόζονται τα κριτήρια αποκλεισμού, ποιοτικής επιλογής και ανάθεσης που έχουν καθοριστεί στην πρόσκληση.
Τα εφαρμοζόμενα κριτήρια αποκλεισμού μπορούν να αφορούν τα ακόλουθα:
- Συμμετοχή σε εγκληματική οργάνωση, διαφθορά-δωροδοκία, απάτη, τρομοκρατία, νομιμοποίηση εσόδων από παράνομες δραστηριότητες ή χρηματοδότηση της τρομοκρατίας, παιδική εργασία και άλλες μορφές εμπορίας ανθρώπων
- Μη καταβολή φόρων ή εισφορών κοινωνικής ασφάλισης
- Μη τήρηση της περιβαλλοντικής, κοινωνικοασφαλιστικής και εργατικής νομοθεσίας
- Πτώχευση, υπαγωγή σε διαδικασία εξυγίανσης, ειδικής εκκαθάρισης, αναγκαστική διαχείριση ή διαδικασία πτωχευτικού συμβιβασμού ή αναστολή των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων ή άλλη ανάλογη κατάσταση
Μέσα απόδειξης ότι δεν συντρέχουν οι ανωτέρω καταστάσεις αποκλεισμού μπορούν να είναι τα ακόλουθα, τα οποία προσδιορίζονται στην πρόσκληση: απόσπασμα ποινικού μητρώου για τα μέλη διοίκησης του νομικού προσώπου, ασφαλιστική και φορολογική ενημερότητα, πιστοποιητικό δικαστικής φερεγγυότητας, νομιμοποιητικά έγγραφα νομικού προσώπου, εκτύπωση από την καρτέλα μητρώου της ΑΑΔΕ, υπεύθυνη δήλωση, στην οποία η Ελληνική ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗ Εταιρεία θα ζητεί από τον προσφέροντα να δηλώσει ότι δεν εμπίπτει σε μια από τις καταστάσεις αποκλεισμού που προσδιορίζονται στην πρόσκληση.
Ανάλογα με το έργο και τον φορέα χρηματοδότησης, δεν αποκλείεται να απαιτούνται πρόσθετες δηλώσεις (π.χ. περί απουσίας σύγκρουσης συμφερόντων).
Τα εφαρμοζόμενα κριτήρια ποιοτικής επιλογής μπορούν να αφορούν τα ακόλουθα:
- Καταλληλότητα για την άσκηση της ζητούμενης δραστηριότητας (π.χ. εγγραφή σε μητρώο, κατοχή ιδιότητας, πλήρωση αναγκαίων προϋποθέσεων)
- Οικονομική δυνατότητα και χρηματοοικονομική επάρκεια (π.χ. ελάχιστος κύκλος εργασιών)
- Τεχνική και επαγγελματική ικανότητα (π.χ. εμπειρία σε έργα αντίστοιχου είδους, στελέχωση ομάδας έργου, οργάνωση, εξοπλισμός, εγκαταστάσεις, όροι παράδοσης, παροχή εγγύησης κ.λπ.)
- Πιστοποίηση διασφάλισης ποιότητας (π.χ. ISO, περιβαλλοντική ευαισθητοποίηση κ.λπ.)
Μέσα απόδειξης ότι συντρέχουν στο πρόσωπο του προσφέροντος τα ανωτέρω κριτήρια ποιοτικής επιλογής μπορούν να είναι τα ακόλουθα, τα οποία προσδιορίζονται στην πρόσκληση: πιστοποιητικά εγγραφής ή κατοχής ιδιότητας, αντίγραφα οικονομικών καταστάσεων, συμβάσεις ή τιμολόγια ή βεβαιώσεις καλής εκτέλεσης, υπεύθυνη δήλωση στην οποία η Ελληνική ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗ Εταιρεία θα ζητεί από τον προσφέροντα να δηλώσει ότι πληροί κριτήριο ποιοτικής επιλογής που προσδιορίζεται στην πρόσκληση.
Τα εφαρμοζόμενα κριτήρια ανάθεσης μπορούν να είναι είτε η χαμηλότερη τιμή είτε η συμφερότερη προσφορά, βάσει βαθμολόγησης της τεχνικής και οικονομικής προσφοράς των υποψηφίων.
Σε περίπτωση που κριτήριο ανάθεσης είναι η συμφερότερη προσφορά, η σχέση ποιότητας – τιμής προκύπτει από τη συνεκτίμηση διαφόρων παραμέτρων, που καθορίζονται στην πρόσκληση και αναλύονται στην τεχνική προσφορά των υποψηφίων, και μπορούν να είναι (ενδεικτικά): η ημερομηνία παράδοσης ή ολοκλήρωσης του έργου/υπηρεσίας, το κόστος λειτουργίας, η ποιότητα, τα αισθητικά και λειτουργικά χαρακτηριστικά, τα περιβαλλοντικά χαρακτηριστικά, καθώς και οι υπηρεσίες υποστήριξης μετά την ολοκλήρωση της παροχής υπηρεσιών.
Κάθε μία εκ των ανωτέρω παραμέτρων λαμβάνει τη δική της βαρύτητα επί ενός συνόλου 100% ποσοστού κατανομής της κάθε παραμέτρου, όπως προσδιορίζεται στην πρόσκληση.
Στην πρόσκληση προσδιορίζεται η βαρύτητα της τεχνικής και της οικονομικής προσφοράς (π.χ. 70%-30%, 80%-20%) και ο μαθηματικός τύπος εξαγωγής της συμφερότερης προσφοράς.
Με την επιφύλαξη διαφορετικής πρόβλεψης στην πρόσκληση, οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να συμμετάσχουν σε διαδικασία επιλογής κατά μόνας ή ως ένωση προσώπων ή σύμπραξη ή κοινοπραξία. Οι ενδιαφερόμενοι οφείλουν να διαθέτουν οι ίδιοι τα ζητούμενα επαγγελματικά, οικονομικά και τεχνικά προσόντα ή μπορούν να στηρίζονται σε τρίτους που δεν συμμετέχουν στη διαδικασία επιλογής, εφόσον αποδεικνύεται ότι διαθέτουν με τους τρίτους κατάλληλη προς τούτο νομική σχέση, σε βαθμό που να ικανοποιεί την Ελληνική ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗ Εταιρεία. Στην περίπτωση στήριξης στις ικανότητες τρίτου, η Ελληνική Ορνιθολογική Εταιρεία δικαιούται να εξετάσει την τυχόν συνδρομή των λόγων αποκλεισμού στο πρόσωπο του τρίτου. Εάν, κατά την κρίση της Ελληνικής ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗΣ Εταιρείας, συντρέχει λόγος αποκλεισμού του τρίτου, η Ελληνική ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗ Εταιρεία μπορεί να ζητήσει την αντικατάσταση του τρίτου. Στήριξη σε υπεργολάβο για την εκτέλεση του αντικειμένου της σύμβασης είναι δυνατόν να επιτρέπεται, σύμφωνα με τις εκάστοτε προβλέψεις της πρόσκλησης.
5. Υποβολή προσφορών
Οι προσφορές περιλαμβάνουν όλα τα στοιχεία που καθορίζονται στην πρόσκληση και υποβάλλονται ηλεκτρονικά ή ταχυδρομικά, σύμφωνα με τους όρους της πρόσκλησης.
Στην πρόσκληση προσδιορίζεται η ημερομηνία έναρξης της υποβολής και καταληκτική ημερομηνία και ώρα υποβολής. Μετά την παρέλευση της καταληκτικής ημερομηνίας και ώρας, δεν υπάρχει η δυνατότητα υποβολής προσφοράς.
Οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να ζητούν διευκρινίσεις σχετικά με το περιεχόμενο της πρόσκλησης εντός της προθεσμίας που προσδιορίζεται στην πρόσκληση και η Ελληνική ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗ Εταιρεία θα παράσχει τις απαραίτητες διευκρινίσεις και τυχόν συμπληρωματικά στοιχεία.
Η προσφορά πρέπει να υπογράφεται από πρόσωπο ή πρόσωπα τα οποία είναι εξουσιοδοτημένα προς τούτο από τον προσφέροντα. Η γλώσσα στην οποία συντάσσονται και υποβάλλονται οι προσφορές είναι η προβλεπόμενη στην πρόσκληση.
Κατά περίπτωση, η Ελληνική ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗ Εταιρεία είναι δυνατόν να ζητήσει από τους υποψηφίους να καταθέσουν με την προσφορά τους εγγυητική επιστολή συμμετοχής, εκδιδόμενη από πιστωτικό ίδρυμα ή το Τ.Μ.Ε.Δ.Ε. ή το Ταμείο Παρακαταθηκών και Δανείων. Στην πρόσκληση καθορίζεται το ύψος της εγγυητικής επιστολής συμμετοχής, το ελάχιστο περιεχόμενό της και οι όροι κατάπτωσης και επιστροφής της.
Το ελάχιστο διάστημα μεταξύ της ανάρτησης ή αποστολής της πρόσκλησης και της προθεσμίας υποβολής των προσφορών καθορίζεται σε δέκα (10) εργάσιμες ημέρες.
Στην πρόσκληση καθορίζεται το ελάχιστο διάστημα ισχύος των προσφορών, ως προς το οποίο οι προσφέροντες δεσμεύονται ότι θα ισχύει η προσφορά τους.
Με την υποβολή προσφοράς, οι υποψήφιοι συνομολογούν ότι αποδέχονται ανεπιφύλακτα τους όρους της διαδικασίας επιλογής.
Η προσφορά θεωρείται ως πρόταση προς την Ελληνική ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗ Εταιρεία και όχι ως αποδοχή πρότασής της.
6. Αποσφράγιση και αξιολόγηση προσφορών
Η αποσφράγιση και αξιολόγηση των προσφορών γίνεται από την Επιτροπή Διαγωνισμού που έχει οριστεί από την Ελληνική ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗ Εταιρεία.
Αρχικώς εξετάζονται τα νομιμοποιητικά και λοιπά έγγραφα και η Επιτροπή Διαγωνισμού ελέγχει εάν οι προσφέροντες πληρούν τα κριτήρια αποκλεισμού και τα κριτήρια ποιοτικής επιλογής που προσδιορίζονται στην πρόσκληση. Στην περίπτωση που απαιτείται η προσκόμιση εγγυητικής επιστολής συμμετοχής, η Επιτροπή Διαγωνισμού ελέγχει το περιεχόμενό της και επικοινωνεί με τον εκδότη της για επιβεβαίωση της εγκυρότητά της.
Στη συνέχεια εξετάζεται το περιεχόμενο των τεχνικών προσφορών, σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στην πρόσκληση. Εφόσον κριτήριο ανάθεσης είναι η συμφερότερη τιμή, η Επιτροπή Διαγωνισμού βαθμολογεί τις τεχνικές προσφορές και τις κατατάσσει, ανάλογα με τη βαθμολογία που έλαβαν, σε σειρά κατάταξης.
Στη συνέχεια εξετάζεται το περιεχόμενο των οικονομικών προσφορών, σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στην πρόσκληση. Εφόσον κριτήριο ανάθεσης είναι η συμφερότερη τιμή, η Επιτροπή Διαγωνισμού διαμορφώνει τον τελικό πίνακα κατάταξης, λαμβάνοντας υπόψη και την οικονομική προσφορά.
Το αποτέλεσμα της διαδικασίας αξιολόγησης αποτυπώνεται σε πρακτικό. Κατά περίπτωση και ανάλογα με τις προβλέψεις της πρόσκλησης, είναι δυνατόν να συντάσσεται είτε διακριτό πρακτικό, για κάθε στάδιο της διαδικασίας αξιολόγησης (αξιολόγηση κριτηρίων αποκλεισμού και επιλογής, αξιολόγηση τεχνικής προσφοράς, αξιολόγηση οικονομικής προσφοράς) είτε να συντάσσεται ένα μόνο πρακτικό, το οποίο θα αποτυπώνει όλα τα ανωτέρω στάδια, κατά τη σειρά που εκτίθεται ανωτέρω.
Για τις ανάγκες της αξιολόγησης, η Επιτροπή Διαγωνισμού είναι δυνατόν να επικοινωνεί με τους προσφέροντες ζητώντας διευκρινίσεις επί των προσφορών και τάσσοντάς τους προθεσμία για να απαντήσουν.
Προσφορά που έχει κριθεί από την Επιτροπή Διαγωνισμού ότι δεν πληροί τις απαιτήσεις της πρόσκλησης απορρίπτεται και δεν αξιολογείται περαιτέρω στα επόμενα στάδια της διαδικασίας αξιολόγησης, και η τυχόν προσκομισθείσα εγγυητική επιστολή συμμετοχής επιστρέφεται στον προσφέροντα. Σε περίπτωση που ο προσφέρων δεν προσέλθει εντός τριών (3) μηνών να παραλάβει την επιστρεφόμενη εγγυητική επιστολή, αυτή επιστρέφεται στον εκδότη της.
Δεν επιτρέπονται αντιπροσφορές.
Η Επιτροπή Διαγωνισμού αποτυπώνει στο πρακτικό την πρότασή της για τον κατάλογο των αποδεκτών προσφορών, τον προτιμητέο προσφέροντα ή, ενδεχομένως, τη ματαίωση της διαδικασίας. Το πρακτικό υποβάλλεται στο Διοικητικό Συμβούλιο της Ελληνικής ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗΣ Εταιρείας.
Το πρακτικό της Επιτροπής Διαγωνισμού κοινοποιείται στους προσφέροντες, είτε αυτούσιο είτε στα ουσιώδη σημεία του, ώστε οι προσφέροντες να γνωρίζουν τους λόγους τυχόν απόρριψής της προσφοράς τους ή/και την κατάταξη της προσφοράς τους και, εφόσον προβλέπεται στην πρόσκληση, να υποβάλουν τυχόν αντιρρήσεις.
7. Αντιρρήσεις
Εάν προβλέπεται από την πρόσκληση, οι προσφέροντες μπορούν να υποβάλλουν αντιρρήσεις κατά πρακτικών της Επιτροπής Διαγωνισμού εντός πέντε (5) εργάσιμων ημερών από την κοινοποίηση σε αυτούς του πρακτικού μέσω των στοιχείων επικοινωνίας που έχουν δηλώσει στην προσφορά τους.
Το έγγραφο των αντιρρήσεων πρέπει να είναι σαφές και ευσύνοπτο και να μην υπερβαίνει τις 1.200 λέξεις και να συνοδεύεται από τυχόν αναγκαία στοιχεία για την απόδειξη των ισχυρισμών που περιέχει. Εφόσον από το έγγραφο των αντιρρήσεων θίγεται η συμμετοχή άλλου προσφέροντα, η Ελληνική ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗ Εταιρεία δύναται να ζητήσει από τον τελευταίο να καταθέσει εντός αντίστοιχης προθεσμίας υπόμνημα, που πληροί τις προϋποθέσεις του εγγράφου αντιρρήσεων.
Σε περίπτωση αντιρρήσεων ενημερώνεται ο νομικός σύμβουλος της Ελληνικής ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗΣ Εταιρείας και ελέγχει το παραδεκτό τους. Στη συνέχεια ο νομικός σύμβουλος ενημερώνει το Διοικητικό Συμβούλιο για την κατάσταση και τις νομικές δυνατότητες στις οποίες μπορεί να προβεί και αναλόγως τα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου αποφασίζουν για τις περαιτέρω ενέργειες.
Επί των αντιρρήσεων αποφαίνεται κατά οριστικό τρόπο το Διοικητικό Συμβούλιο της Ελληνικής ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗΣ Εταιρείας.
Η υποβολή αντιρρήσεων δεν κωλύει αυτομάτως τη συνέχεια της διαδικασίας επιλογής και η τυχόν αποδοχή των αντιρρήσεων δεν πλήττει το κύρος της διαδικασίας επιλογής αλλά οδηγεί, κατά την κρίση του Διοικητικού Συμβουλίου της Ελληνικής ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗΣ Εταιρείας, σε αναμόρφωση του προσβαλλόμενου πρακτικού ή σε επανάληψη σταδίου της διαδικασίας επιλογής.
8. Περάτωση διαδικασίας επιλογής – Ματαίωση διαδικασίας επιλογής – Κατάρτιση σύμβασης – Τροποποίηση καταρτισθείσας σύμβασης
Η διαδικασία επιλογής ολοκληρώνεται με την απόφαση του διοικητικού Συμβουλίου της Ελληνικής ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗΣ Εταιρείας είτε για την επιλογή του αντισυμβαλλομένου που κρίθηκε προτιμητέος προσφέρων είτε για τη ματαίωση της διαδικασίας επιλογής.
Η Ελληνική ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗ Εταιρεία είναι δυνατόν να αναβάλει ή να ματαιώσει συνολικά ή εν μέρει τη διαδικασία επιλογής, εφόσον κατά την κρίση της, κρίνει ότι:
- Η διαδικασία απέβη άγονη λόγω μη υποβολής προσφοράς ή λόγω απόρριψης όλων των προσφορών
- Το αποτέλεσμα είναι μη ικανοποιητικό για την Ελληνική ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗ Εταιρεία
- Ο ανταγωνισμός υπήρξε ανεπαρκής
- Μεταβλήθηκαν οι ανάγκες της Ελληνικής ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗΣ Εταιρείας
- Κανένας από τους προσφέροντες δεν προσήλθε για την υπογραφή της σύμβασης
- Δεν είναι δυνατή η κανονική εκτέλεση της σύμβασης λόγω ανωτέρας βίας
- Για άλλους λόγους ρητά καθοριζόμενους στην πρόσκληση
Επιπλέον, η Ελληνική ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗ Εταιρεία μπορεί να ακυρώσει μερικώς τη διαδικασία επιλογής εάν διαπιστωθούν σφάλματα ή παραλείψεις σε οποιοδήποτε στάδιο αυτής ή να αποφασίσει την επανάληψή της από το σημείο που εντοπίστηκε το σφάλμα ή η παράλειψη. Η ματαίωση της διαδικασίας επιλογής, στην περίπτωση ανοικτής πρόσκλησης, ανακοινώνεται στην ιστοσελίδα της Ελληνικής ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗΣ Εταιρείας.
Σε περίπτωση έκδοσης απόφασης εκ μέρους του Διοικητικού Συμβουλίου της Ελληνικής ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗΣ Εταιρείας για την επιλογή του αντισυμβαλλομένου που κρίθηκε προτιμητέος προσφέρων, αυτός καλείται να προσκομίσει τα τυχόν πρόσθετα έγγραφα που προσδιορίζονται στην πρόσκληση ή θα απαιτηθούν από την Ελληνική ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗ Εταιρεία και καλείται να υπογράψει τη σχετική σύμβαση εντός τακτής προθεσμίας.
Στην περίπτωση κατά την οποία ο προτιμητέος προσφέρων, με υπαιτιότητά του, δεν υπογράψει τη σύμβαση, η Ελληνική ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗ Εταιρεία δύναται να απευθυνθεί στους λοιπούς προσφέροντες, κατά σειρά κατάταξης, υπό την προϋπόθεση ότι ισχύουν ή δέχονται να ισχύσουν οι προσφορές τους.
Η σύμβαση καταρτίζεται σύμφωνα με τους όρους της πρόσκλησης και την προσφορά του προτιμητέου προσφέροντος, όπως αυτά τελικώς εγκρίθηκαν από το Διοικητικό Συμβούλιο της Ελληνικής ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗΣ Εταιρείας.
Οι συμβάσεις συντάσσονται στην ελληνική γλώσσα. Στην περίπτωση αλλοδαπού αντισυμβαλλομένου, μπορούν να συντάσσονται παράλληλα και στην αγγλική γλώσσα, με ρητή αναφορά ότι υπερισχύει η ελληνική εκδοχή. Η περιγραφή του υλικού ή/και τα τεχνικά στοιχεία μπορούν να συντάσσονται μόνο στην αγγλική γλώσσα.
Κατά περίπτωση και εφόσον απαιτείται από συμφωνία χρηματοδότησης (grant agreement) με όργανο ή οργανισμό της ΕΕ, στη σύμβαση περιέχονται και ο αντισυμβαλλόμενος δεσμεύεται, όροι που αναγράφονται στη συμφωνία χρηματοδότησης (π.χ. οι όροι περί «Liability for damages», «Conflict of Interest», «Confidentiality» και «Pre-existing rights and ownership and use of the results»).
Για τη σύναψη της σύμβασης, η Ελληνική ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗ Εταιρεία είναι δυνατόν να ζητήσει την προσκόμιση εγγυητικής επιστολής καλής εκτέλεσης ή/και εγγυητική επιστολή καλής λειτουργίας εκδιδόμενη από πιστωτικό ίδρυμα ή το Τ.Μ.Ε.Δ.Ε. ή το Ταμείο Παρακαταθηκών και Δανείων. Στην πρόσκληση καθορίζεται το ύψος της αναγκαίας εγγυητικής επιστολής, το ελάχιστο περιεχόμενό της και οι όροι κατάπτωσης και επιστροφής της.
Υπεργολαβία επιτρέπεται μόνο εφόσον ρητώς αναγράφεται στη σύμβαση, όπου θα καθορίζονται και οι σχετικές προϋποθέσεις.
Η επιλογή αντισυμβαλλομένου αναγγέλλεται από την Ελληνική ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗ Εταιρεία στον ιστότοπό της.
Τροποποίηση (αύξηση ή μείωση) του αντικειμένου της σύμβασης μετά τη σύναψή της, με ανάλογη μεταβολή του συμβατικού τιμήματος ή χρονική παράταση εκτέλεσής της, επιτρέπεται μόνο εφόσον το σχετικό δικαίωμα και οι όροι άσκησής του έχουν προβλεφθεί με σαφή τρόπο στην πρόσκληση και στο κείμενο της σύμβασης και μόνο εφόσον δεν μεταβάλλεται ουσιωδώς η συνολική φύση της σύμβασης, χωρίς ο αντισυμβαλλόμενος να δικαιούται να ζητήσει αύξηση των τιμών μονάδας ή να εγείρει άλλες απαιτήσεις.
Μια τροποποίηση θεωρείται ουσιώδης όταν πληροί μία ή περισσότερες από τις ακόλουθες προϋποθέσεις: (α) εισάγει όρους οι οποίοι, εάν είχαν αποτελέσει αντικείμενο της αρχικής διαδικασίας επιλογής, θα είχαν επιτρέψει τη συμμετοχή διαφορετικών προσφερόντων ή την αποδοχή άλλης προσφοράς από εκείνη που επελέγη, (β) μεταβάλλει την οικονομική ισορροπία της σύμβασης υπέρ του αντισυμβαλλομένου κατά τρόπο που δεν προβλεπόταν στην αρχική σύμβαση, (γ) οδηγεί σε ισόχρονη παράταση της ισχύος της σύμβασης, (δ) επεκτείνει σημαντικά το φυσικό αντικείμενο της σύμβασης, (ε) οδηγεί σε αύξηση του οικονομικού αντικειμένου της αρχικής σύμβασης πέραν του 50% της αρχικής αξίας, (στ) μειώνει τη χρονική ισχύ ή το αρχικό αντικείμενο της σύμβασης πέραν του 30% της αρχικής αξίας, (ζ) υποκαθίσταται ο αντισυμβαλλόμενος.
9. Εμπιστευτικότητα – Ενημέρωση για την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων
Η Ελληνική ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗ Εταιρεία δεν αποκαλύπτει εμπιστευτικές πληροφορίες που της έχουν διαβιβάσει ενδιαφερόμενοι, συμπεριλαμβανομένων των τεχνικών ή εμπορικών απορρήτων, χωρίς την έγγραφη συγκατάθεσή τους.
Εάν οι προσφέροντες περιλαμβάνουν στις προσφορές τους στοιχεία που ευλόγως μπορούν να χαρακτηριστούν ως εμπιστευτικά, τα σημαίνουν ευκρινώς ως τέτοια, ώστε να μη δημοσιοποιηθούν σε τρίτους. Δεν μπορούν να σημανθούν ως εμπιστευτικά στοιχεία: τιμές μονάδας, προσφερόμενες ποσότητες, στοιχεία της τεχνικής προσφοράς που χρησιμοποιούνται για την αξιολόγησή της, η οικονομική προσφορά. Η κρίση περί του αν ένα έγγραφο θα δημοσιοποιηθεί ή όχι στους λοιπούς προσφέροντες στο πλαίσιο της διαδικασίας επιλογής ανήκει στην Επιτροπή Διαγωνισμού. Εάν η Επιτροπή Διαγωνισμού κρίνει ότι τα στοιχεία πρέπει να δημοσιοποιηθούν, ενημερώνει τον προσφέροντα, ο οποίος δύναται είτε να συναινέσει στη δημοσιοποίηση είτε να αποσυρθεί από τη διαδικασία επιλογής ώστε να αποφύγει τη δημοσιοποίηση.
Η Ελληνική ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗ Εταιρεία ενεργεί σύμφωνα με το κείμενο κανονιστικό και νομικό πλαίσιο και συμμορφώνεται με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (κανονισμός 2016/679/ΕΕ) και το εθνικό νομοθετικό πλαίσιο, όπως εκάστοτε ισχύουν.
Όσον αφορά τις διαδικασίες επιλογής, η Ελληνική ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗ Εταιρεία ενημερώνει υπό την ιδιότητά της ως υπεύθυνης επεξεργασίας το φυσικό πρόσωπο που υπογράφει την προσφορά ως προσφέρων ή ως νόμιμος εκπρόσωπος προσφέροντος, ότι το ίδιο ή και τρίτοι, κατ’ εντολή και για λογαριασμό του, θα επεξεργάζονται τα ακόλουθα δεδομένα ως εξής:
Ι. Αντικείμενο επεξεργασίας είναι τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που περιέχονται στους φακέλους της προσφοράς και τα αποδεικτικά μέσα τα οποία υποβάλλονται στην Ελληνική ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗ Εταιρεία, στο πλαίσιο των διαδικασιών επιλογής, από το φυσικό πρόσωπο το οποίο είναι το ίδιο προσφέρων ή νόμιμος εκπρόσωπος προσφέροντος.
ΙΙ. Σκοπός της επεξεργασίας είναι η αξιολόγηση της προσφοράς, η ανάθεση της σύμβασης, η προάσπιση των δικαιωμάτων της Ελληνικής ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗΣ Εταιρείας και η εν γένει ασφάλεια και προστασία των συναλλαγών. Τα δεδομένα ταυτοπροσωπίας και επικοινωνίας θα χρησιμοποιηθούν από την Ελληνική ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗ Εταιρεία και για την ενημέρωση των προσφερόντων σχετικά με την αξιολόγηση των προσφορών.
ΙΙΙ. Αποδέκτες των ανωτέρω δεδομένων μπορεί να είναι:
(α) Έτεροι συμμετέχοντες στη διαδικασία επιλογής, στο πλαίσιο της αρχής της διαφάνειας.
(α) Φορείς στους οποίους η Ελληνική ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗ Εταιρεία τυχόν αναθέτει την εκτέλεση συγκεκριμένων ενεργειών για λογαριασμό της (π.χ. στελέχη, μέλη Επιτροπής Διαγωνισμού και λοιποί εν γένει προστηθέντες της, υπό τον όρο της τήρησης σε κάθε περίπτωση του απορρήτου).
(β) Δημόσιοι φορείς ή δικαστικές αρχές ή άλλες αρχές ή δικαιοδοτικά όργανα, στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων τους.
- Τα δεδομένα θα τηρούνται για χρονικό διάστημα ίσο με τη διάρκεια της εκτέλεσης της σύμβασης, και μετά τη λήξη αυτής για χρονικό διάστημα πέντε (5) ετών, για μελλοντικούς φορολογικούς-δημοσιονομικούς ή ελέγχους χρηματοδοτών ή άλλους προβλεπόμενους ελέγχους από την κείμενη νομοθεσία, εκτός εάν η νομοθεσία προβλέπει διαφορετική περίοδο διατήρησης. Σε περίπτωση εκκρεμοδικίας, τα δεδομένα τηρούνται μέχρι το πέρας της εκκρεμοδικίας. Μετά τη λήξη των ανωτέρω περιόδων, τα προσωπικά δεδομένα θα καταστρέφονται.
- Το φυσικό πρόσωπο που είναι είτε προσφέρων είτε νόμιμος εκπρόσωπος του προσφέροντος, μπορεί να ασκεί κάθε νόμιμο δικαίωμά του σχετικά με τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν, απευθυνόμενο στον υπεύθυνο προστασίας προσωπικών δεδομένων της Ελληνικής ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗΣ Εταιρείας.
- H Ελληνική ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗ Εταιρεία έχει υποχρέωση να λαμβάνει κάθε εύλογο μέτρο για τη διασφάλιση του απόρρητου και της ασφάλειας της επεξεργασίας των δεδομένων και της προστασίας τους από τυχαία ή αθέμιτη καταστροφή, τυχαία απώλεια, αλλοίωση, απαγορευμένη διάδοση ή πρόσβαση από οποιονδήποτε και κάθε άλλης μορφή αθέμιτη επεξεργασία.
Κατά τα λοιπά και συμπληρωματικά προς τα ανωτέρω, εφαρμόζεται η πολιτική προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που εφαρμόζει η Ελληνική ΟΡΝΙΘΟΛΟΓΙΚΗ Εταιρεία.